Eigenen KI-Assistenten erstellen: Anleitung mit Vorlage

Wer jeden Tag dieselben Hinweise in den Chat tippt, „schreib wie wir“, „unsere Preise sind …“, „duze die Kunden“, arbeitet zu viel. Alle großen Assistenten erlauben inzwischen, solche Vorgaben dauerhaft abzulegen. Daraus entsteht ein eigener Assistent, der dein Angebot, deinen Ton und deine Regeln kennt.

Programmieren musst du dafür nicht. Ein Missverständnis sollte man aber gleich ausräumen: Das Modell wird nicht „auf deine Daten trainiert“. Es liest deine Anweisungen und Dateien bei jedem Gespräch mit, wie ein Mitarbeiter, der vor jedem Termin kurz in die Mappe schaut.

Was ein eigener Assistent ist und was nicht

Technisch besteht er aus zwei Teilen. Erstens Anweisungen, die vor jedem Chat gelten. Zweitens Wissensdateien, in denen die KI bei Bedarf nachschlägt. Manche Tools erlauben dazu Aktionen, also Verbindungen zu anderen Diensten, aber das brauchen die wenigsten.

Was er nicht ist: ein System, das automatisch auf eure Buchhaltung, euer CRM oder euer Postfach zugreift. Dafür braucht es Integrationen, die über die Bordmittel hinausgehen.

Die vier Wege im Vergleich

Kriterium	ChatGPT	Claude	Gemini	Copilot
Name	GPTs, Projekte	Projekte	Gems (ab Nov. Skills)	Agenten
Feste Anweisungen
Wissensdateien				teilweise
Gratis nutzbar	teilweise	ja, bis 5 Projekte		teilweise
Öffentlich teilbar			teilweise

„Teilweise“: abhängig von Tarif oder Lizenz. Bei Copilot sind einfache Agenten mit Anweisungen und öffentlichen Webseiten in Copilot Chat enthalten.

Quelle: Hilfeseiten von Anthropic, Google und Microsoft, Oktober 2026

Bei ChatGPT gibt es zwei Formen: eigene GPTs, die man teilen kann, und Projekte, die eher als persönlicher Arbeitsordner dienen. Bei den GPTs steht ein Umbruch an. OpenAI schreibt in seiner Entwicklerdokumentation, dass eigene GPTs schrittweise durch Plugins ersetzt werden; ein Datum für die Abschaltung nennt die Seite nicht (Stand Oktober 2026). Sichere deine Anweisungen und Dateien also auch hier zusätzlich als Text. Claude setzt auf Projekte; laut Anthropic-Hilfe können Gratisnutzer bis zu fünf anlegen, bezahlte Tarife erweitern die Kapazität für Dateien mit einer Suchfunktion um bis zu das Zehnfache.

Bei Gemini lohnt ein Blick auf den Kalender. Die Google-Hilfe kündigt an, dass Gems ab November 2026 bei privaten Google-Konten wegfallen und automatisch in Skills übergehen. Wer jetzt einen Gem baut, sollte die Anweisungen zusätzlich als Textdatei sichern.

Microsoft nennt in seiner Copilot-Dokumentation einfache Agenten, die auf Anweisungen und öffentlichen Webseiten beruhen, als Teil von Copilot Chat. Agenten mit Zugriff auf Firmendaten werden nach Verbrauch abgerechnet oder setzen die Premium-Lizenz voraus.

Die Vorlage für die Anweisungen

Der wichtigste Teil sind die Anweisungen. Hier eine Vorlage für einen Angebotsassistenten eines kleinen Handwerksbetriebs, die du anpassen kannst:

Rolle: Du unterstützt das Büro der Fliesen Weber GmbH beim Schreiben
von Angebotsentwürfen und Kundenmails.

Zielgruppe: Privatkunden, meist Eigentümer, keine Fachleute.

Wissen: Nutze ausschließlich die Dateien "Leistungen.pdf",
"Preisliste_2026.pdf" und "Stil.txt". Wenn ein Preis dort nicht steht,
schreibe [PREIS FEHLT] statt zu schätzen.

Ton: Du-Form nur, wenn der Kunde duzt. Sonst Sie. Kurze Sätze,
keine Fachbegriffe ohne Erklärung, keine Superlative.

Ablauf: Frag zuerst nach Raumgröße, gewünschtem Material und Termin,
falls diese Angaben fehlen. Dann erst den Entwurf schreiben.

Grenzen: Keine Aussagen zu Gewährleistung, Statik oder Förderung.
Verweise dafür an Herrn Weber.

Drei Zeilen machen den Unterschied. „Nutze ausschließlich die Dateien“ verhindert, dass die KI Preise aus dem Internet oder aus ihrem Trainingswissen nimmt. „[PREIS FEHLT] statt zu schätzen“ macht Lücken sichtbar. Und die Grenzen schützen dich vor Aussagen, für die du haften würdest. Mehr zu solchen Formulierungen steht im Ratgeber gute Prompts schreiben.

Drei Assistenten, die sich fast immer lohnen

Die Vorlage oben zeigt einen Angebotsassistenten. Zwei weitere Typen haben sich in kleinen Firmen bewährt, weil sie wiederkehrende Arbeit mit klaren Unterlagen verbinden.

Der Redaktionsassistent bekommt eine Stilprobe mit zehn veröffentlichten Beiträgen, eine Liste mit Begriffen, die ihr nie verwendet, und die Zielgruppe. Seine Aufgabe: aus Stichpunkten einen Entwurf für Newsletter oder Social Media machen. Die Freigabe bleibt bei einem Menschen. Wer Inhalte mit KI erstellt und veröffentlicht, sollte außerdem wissen, wann eine Kennzeichnung nötig ist; das erklärt der Beitrag zu KI-Inhalte kennzeichnen.

Der Einarbeitungsassistent kennt das Handbuch für neue Mitarbeitende: Abläufe, Ansprechpartner, wo welche Vorlage liegt. Neue Kolleginnen fragen ihn, bevor sie zum dritten Mal dieselbe Person unterbrechen. Wichtig ist hier die Regel „Wenn die Antwort nicht im Handbuch steht, sag das und nenne die zuständige Person.“ Sonst erfindet er Abläufe, die es nicht gibt.

Allen drei gemeinsam: Sie arbeiten mit Unterlagen, die ohnehin existieren, und ihre Ergebnisse prüft jemand, bevor sie das Haus verlassen.

Anweisungen oder Gedächtnis?

ChatGPT und Claude haben zusätzlich eine Gedächtnisfunktion, die sich einzelne Fakten aus früheren Chats merkt. Das ist bequem, aber schwer zu kontrollieren: Was gespeichert wurde, siehst du nur, wenn du nachschaust. Für alles, was verbindlich gelten soll, gehören die Vorgaben deshalb in die festen Anweisungen. Das Gedächtnis ist für Kleinigkeiten wie deine Lieblingsformatierung da, nicht für Preise oder Regeln.

Welche Dateien in die Wissensbasis gehören

Gute Wissensdateien sind kurz, aktuell und eindeutig. Eine Preisliste als Tabelle funktioniert besser als ein 40-seitiger Katalog mit Fotos. Eine FAQ mit echten Kundenfragen besser als ein Imageprospekt.

Was nicht hineingehört: Kundendaten, Verträge mit Namen, Mitarbeiterlisten, Zugangsdaten. Wenn du den Assistenten teilst, gilt das doppelt. Bei öffentlich geteilten GPTs ist bekannt, dass Nutzer Anweisungen und Dateiinhalte mit geschickten Fragen herauslocken können. Was rechtlich bei personenbezogenen Daten gilt, steht im Ratgeber zu ChatGPT und Datenschutz.

Ein praktischer Tipp: Lege eine Stilprobe als eigene Datei ab. Drei oder vier echte Mails, die du gut findest, mit der Überschrift „So klingen wir“. Das bringt mehr als jede Beschreibung deines Tons. Wie das bei E-Mails konkret aussieht, zeigt der Beitrag E-Mails mit KI schreiben.

Der Test mit zehn Fragen

Ein Assistent, der nicht getestet wurde, ist ein Risiko. Nimm dir eine halbe Stunde und stelle ihm zehn Fragen, die so auch im Alltag vorkommen.

• Drei typische Anfragen, die er gut beantworten soll
• Eine Anfrage mit fehlender Information (fragt er nach?)
• Ein Produkt oder Preis, der nicht in den Dateien steht (erfindet er etwas?)
• Eine Frage außerhalb seiner Aufgabe (lehnt er ab?)
• Eine Frage zu Gewährleistung oder Recht (verweist er weiter?)
• Ein unfreundlicher Kunde (bleibt der Ton?)
• Eine sehr lange Anfrage mit mehreren Wünschen
• Eine Rückfrage zu einer früheren Antwort im selben Chat

Für jeden Fehler ergänzt du eine Regel oder verbesserst eine Datei. Dann wiederholst du den Test. Hebe die zehn Fragen in einer Textdatei auf. Wenn du später Anweisungen änderst oder der Anbieter ein neues Modell einführt, stellst du dieselben Fragen noch einmal und siehst sofort, ob sich etwas verschlechtert hat. Nach zwei oder drei Runden ist ein Assistent meist alltagstauglich. Warum Modelle bei fehlenden Informationen eher erfinden als nachfragen, erklärt der Beitrag zu KI-Halluzinationen.

Pflege: der Teil, den alle vergessen

Preise ändern sich, Leistungen auch. Ein Assistent mit der Preisliste vom Frühjahr schreibt im Herbst falsche Angebote, und zwar sehr überzeugend. Trag dir deshalb einen festen Termin ein, etwa am Monatsanfang, an dem du die Wissensdateien prüfst. Wer mehrere Assistenten im Team nutzt, sollte eine Person benennen, die dafür zuständig ist.

Hilfreich ist ein Datum im Dateinamen, etwa „Preisliste_2026-10.pdf“. Dann siehst du auf einen Blick, wie alt der Stand ist, und der Assistent kann auf Nachfrage sagen, aus welcher Fassung er zitiert.

Wann die Bordmittel nicht mehr reichen

Ein eigenes GPT oder Projekt stößt an Grenzen, sobald der Assistent Live-Daten braucht: aktuelle Lagerbestände, offene Rechnungen, freie Termine. Dann muss er mit euren Systemen verbunden werden, mit sauber geregelten Rechten und Protokollen. Das ist eine Entwicklungsaufgabe, bei der Partner wie OnlineBuilders Chatbots und virtuelle Assistenten für Unternehmen bauen.

Bis dahin ist der nächste Schritt überschaubar: Schreib die drei Hinweise auf, die du am häufigsten in den Chat tippst, und mach daraus die ersten Zeilen deiner Anweisungen. Mehr zu den einzelnen Werkzeugen findest du unter Werkzeuge.

Schritt für Schritt

1. Aufgabe festlegen Beschreibe in einem Satz, wofür der Assistent da ist und wofür nicht, etwa Angebotsentwürfe für Badsanierungen, keine Rechtsfragen.
2. Werkzeug wählen Nimm das Tool, das du ohnehin nutzt: eigenes GPT oder Projekt in ChatGPT, Projekt in Claude, Gem in Gemini, Agent in Copilot.
3. Anweisungen schreiben Rolle, Zielgruppe, Ton, Ablauf und Grenzen festhalten. Die Vorlage im Artikel als Startpunkt nutzen.
4. Wissensdateien hochladen Preisliste, FAQ, Stilprobe, Leistungsbeschreibung. Keine Kundendaten und nichts Vertrauliches.
5. Mit zehn echten Fragen testen Fragen aus dem Alltag stellen, auch zwei, die der Assistent ablehnen soll. Fehler notieren.
6. Anweisungen nachschärfen Für jeden Fehler eine Regel ergänzen oder eine Datei verbessern und den Test wiederholen.

Häufige Fragen

Lernt mein Assistent aus den Gesprächen dazu?

Nicht im eigentlichen Sinn. Er liest bei jedem Chat deine Anweisungen und Dateien neu. Manche Tools haben zusätzlich eine Gedächtnisfunktion, die einzelne Fakten speichert. Verbesserungen kommen aber vor allem daher, dass du die Anweisungen nachschärfst.

Kann ich meinen Assistenten mit Kunden teilen?

Eigene GPTs lassen sich per Link oder im GPT-Verzeichnis teilen. Bedenke, dass geschickte Nutzer Anweisungen und Dateiinhalte oft herauslocken können. Lege dort nichts ab, was nicht öffentlich werden darf.

Was passiert mit Gemini-Gems?

Laut Google-Hilfe werden Gems ab November 2026 bei privaten Google-Konten in sogenannte Skills überführt. Bestehende Gems sollen automatisch umgestellt werden. Sichere deine Anweisungen trotzdem vorher als Text.

Wie viele Dateien kann ich hochladen?

Das hängt vom Anbieter und Tarif ab. Bei Claude-Projekten gelten laut Hilfe 30 MB pro Datei, die Gesamtmenge muss in den Kontext passen, in bezahlten Tarifen erweitert eine Suchfunktion die Kapazität.