Copilot oder ChatGPT: was für Büros mit Microsoft 365 passt
Kurz gesagt: Wer mit Microsoft 365 arbeitet, hat Copilot Chat oft schon kostenlos dabei: einen Chat mit Webwissen und Unternehmensdatenschutz. Das volle Microsoft 365 Copilot kostet als Add-on extra und greift dann auf Mails, Dateien und Termine zu. ChatGPT ist das eigenständigere, vielseitigere Werkzeug. Für Firmen auf Microsoft 365 ist Copilot Chat der naheliegende Start.
Die Debatte in kleinen Firmen läuft oft so: Die Geschäftsführung hat von Copilot gehört, die Mitarbeitenden nutzen längst ChatGPT, oft mit privatem Konto. Niemand weiß genau, was die Microsoft-Lizenz eigentlich schon enthält. Dabei ist das die erste Frage, die man klären sollte, bevor man irgendetwas Neues kauft.
Was „Copilot“ überhaupt meint
Microsoft verwendet den Namen für mehrere Produkte, und genau das stiftet Verwirrung. Für Büros relevant sind drei Stufen, die Microsoft in seiner Copilot-Übersicht beschreibt.
| Kriterium | Copilot Chat (Basic) | M365 Copilot (Basic) | M365 Copilot (Premium) |
|---|---|---|---|
| Zusatzkosten | ja, Add-on | ||
| Chat mit Webwissen | |||
| Copilot in Word, Excel, PowerPoint | teilweise | ||
| Greift selbst auf Mails, Dateien, Termine zu | |||
| Enterprise Data Protection | |||
| EU-Datengrenze |
„Teilweise“: Standardzugriff ohne Priorität, abhängig von der Auslastung.
Quelle: Microsoft Learn, What is Microsoft Copilot (Stand 14.10.2026)
Die wichtigste Zeile ist die vierte. Copilot Chat in der Basisstufe kennt deine Firmendaten nur, wenn du eine Datei hochlädst oder in Outlook oder Teams gerade eine Mail oder einen Chat geöffnet hast. Erst das kostenpflichtige Add-on durchsucht selbstständig Postfach, OneDrive, SharePoint und Kalender. Für das Add-on in den Business-Tarifen nennt Microsoft auf seiner Preisseite 21 US-Dollar pro Person und Monat bei Jahreszahlung, bis Ende 2026 als Aktion 18 Dollar (Stand Oktober 2026). Enterprise-Verträge laufen über eigene Konditionen.
Wo Copilot klar vorne liegt
Der Vorteil von Copilot ist die Integration. Laut Microsoft kann Copilot in Outlook Mails entwerfen, Threads zusammenfassen und Hinweise zum Ton geben, in Teams Meetings zusammenfassen und Aufgaben erfassen, in Excel Daten analysieren und Formeln vorschlagen. Das alles passiert dort, wo die Arbeit ohnehin stattfindet. Kein Kopieren, kein Wechsel zwischen Fenstern.
Der zweite Vorteil ist der Datenschutz-Rahmen. Wer sich mit dem Arbeitskonto anmeldet, bekommt laut Microsoft die sogenannte Enterprise Data Protection, also dieselben vertraglichen Zusagen wie für Mails in Exchange und Dateien in SharePoint. Dazu kommt die EU-Datengrenze: Anfragen aus der EU bleiben in der EU. Für viele Datenschutzbeauftragte ist das ein starkes Argument.
Ein Haken bleibt: Der Schutz gilt nur, wenn sich Mitarbeitende mit dem Arbeitskonto anmelden. Wer dieselbe Copilot-App mit einem privaten Microsoft-Konto öffnet, landet in der Verbraucherversion. Microsoft empfiehlt Administratoren deshalb, private Konten über Mandanteneinschränkungen zu steuern, statt die Adresse komplett zu sperren.
Wo ChatGPT die bessere Wahl ist
ChatGPT ist das vielseitigere Werkzeug, wenn es nicht um Office-Dateien geht. Bilder erzeugen, ein großes Verzeichnis eigener GPTs, ein Sprachmodus, der im Alltag gut funktioniert. Wer kreativ arbeitet oder Inhalte für das Marketing erstellt, kommt damit oft schneller ans Ziel.
Für Selbstständige ohne Microsoft-365-Geschäftslizenz stellt sich die Frage ohnehin anders. Ohne diese Lizenz gibt es keinen Copilot Chat mit Unternehmensdatenschutz, und ChatGPT oder ein vergleichbarer Assistent ist der einfachere Weg. Wie sich ChatGPT gegen Claude schlägt, zeigt der Beitrag ChatGPT und Claude im Vergleich.
Welche Modelle unter der Haube arbeiten
Eine häufige Frage lautet, ob Copilot „schlechter“ sei als ChatGPT, weil er ja nur dessen Technik nutze. Das stimmt so nicht mehr. Microsoft beschreibt eine Modellauswahl mit den Stufen „Auto“, „Quick response“ und „Think deeper“: Im Auto-Modus entscheidet ein Router je nach Frage, ob ein schnelles oder ein gründlicher nachdenkendes Modell antwortet. In lizenzierten Varianten können laut Microsoft auch Modelle von Anthropic zum Einsatz kommen, die dann unter Microsofts Datenschutzzusagen laufen.
Für die Praxis heißt das: Die Qualität der Antworten liegt bei beiden Produkten in einer ähnlichen Liga. Den Unterschied machen Datenzugriff, Oberfläche und Vertragsrahmen, nicht die Intelligenz des Modells.
Das unterschätzte Risiko: Copilot findet alles
Hier liegt ein Punkt, den viele erst nach der Einführung bemerken. Das Premium-Copilot sucht in allem, worauf die angemeldete Person Zugriff hat. Wenn in SharePoint eine Gehaltsliste versehentlich für die ganze Firma freigegeben ist, findet Copilot sie auf die Frage „Was verdient das Vertriebsteam?“.
Copilot hebelt dabei keine Rechte aus. Er macht nur sichtbar, was vorher schon falsch freigegeben war und in der Masse unterging. Microsoft weist in seiner Dokumentation selbst auf Werkzeuge hin, um übermäßige Freigaben zu reduzieren, bevor Copilot ausgerollt wird.
- SharePoint- und Teams-Freigaben auf „ganze Organisation“ prüfen
- Ordner mit Personal-, Gehalts- und Gesundheitsdaten gezielt einschränken
- Alte Projektseiten archivieren oder löschen
- Vertrauliche Dokumente mit Vertraulichkeitsbezeichnungen versehen
- Erst eine kleine Pilotgruppe, dann die ganze Firma
Bei ChatGPT gibt es dieses Problem in der Form nicht, weil er nicht automatisch auf eure Ablage zugreift. Dafür gibt es ein anderes: Mitarbeitende kopieren Daten hinein, und wenn das über private Konten passiert, verliert die Firma die Kontrolle. Was dabei rechtlich gilt, steht im Ratgeber zu ChatGPT und Datenschutz.
Eine einfache Entscheidungshilfe
Die meisten kleinen Firmen landen bei einer von drei Konstellationen.
Erstens: Ihr arbeitet mit Microsoft 365 Business, die meisten Dokumente liegen in SharePoint und OneDrive. Dann ist Copilot Chat der Start, weil er ohne Aufpreis dabei ist und den Datenschutz-Rahmen mitbringt. Das Premium-Add-on testet ihr mit zwei oder drei Personen, die viele Mails und Meetings haben, und entscheidet nach einem Monat.
Zweitens: Ihr arbeitet mit Google Workspace oder gemischt. Dann ist Copilot kaum relevant. Ein Team-Tarif von ChatGPT, Claude oder Gemini passt besser.
Drittens: Du bist allein selbstständig. Dann zählt vor allem, womit du am liebsten arbeitest. Ein Einzelabo für rund 20 Dollar im Monat reicht, Hauptsache mit abgeschaltetem Training, wenn du Kundendaten nutzt.
Woran ihr nach einem Monat Test messt
Ob sich das Premium-Add-on lohnt, lässt sich nicht am Werbeversprechen ablesen, sondern nur an eurem Alltag. Ein einfacher Test mit drei Fragen reicht.
Wie oft wurde Copilot tatsächlich genutzt? Microsoft stellt Administratoren dafür Nutzungsberichte bereit, die aktive Tage und Anzahl der Prompts zeigen. Wer nach vier Wochen weniger als ein paar Mal pro Woche fragt, braucht die Lizenz nicht.
Welche Aufgaben wurden schneller? Bitte die Testpersonen, zwei oder drei konkrete Fälle aufzuschreiben, etwa „Meeting-Zusammenfassung statt eigener Notizen“ oder „Antwort auf lange Mail-Kette in fünf statt zwanzig Minuten“. Konkrete Beispiele sagen mehr als ein Gefühl.
Was ging schief? Falsche Zusammenfassungen, gefundene Dokumente, die nicht hätten auftauchen dürfen, Antworten mit erfundenen Details. Jeder dieser Fälle ist wertvoll, weil er zeigt, wo Regeln oder Freigaben nachgeschärft werden müssen.
Was ihr regeln solltet, egal wofür ihr euch entscheidet
Wer beide Werkzeuge nebeneinander zulässt, braucht eine kurze Regel, welche Daten wohin dürfen. Ein Satz wie „Kundendaten nur in Copilot mit Arbeitskonto, ChatGPT nur für Texte ohne Personenbezug“ verhindert die meisten Probleme. Dazu kommt seit Februar 2025 die Pflicht aus dem AI Act, für KI-Kompetenz der Beschäftigten zu sorgen; was das praktisch heißt, erklärt der Beitrag zur KI-Kompetenz-Pflicht.
Und wenn weder Copilot noch ChatGPT auf die Systeme zugreifen können, die für euch zählen, etwa eine Branchensoftware oder eine eigene Datenbank, braucht es eine eigene Lösung. Die baut ein Entwicklungspartner wie OnlineBuilders.
Der nächste Schritt dauert fünf Minuten: Öffne copilot.cloud.microsoft mit deinem Arbeitskonto und prüfe, welche Copilot-Stufe dir angezeigt wird. Weitere Werkzeuge vergleichen wir unter Werkzeuge.
Häufige Fragen
Basiert Copilot auf ChatGPT?
Copilot nutzt große Sprachmodelle, darunter Modelle von OpenAI. Microsoft bindet laut eigener Dokumentation in lizenzierten Varianten inzwischen auch Modelle von Anthropic ein. Copilot ist also kein ChatGPT mit anderem Logo, sondern ein eigenes Produkt mit eigener Datenanbindung.
Ist Copilot Chat wirklich kostenlos?
Er ist in berechtigten Microsoft-365-Geschäftslizenzen ohne Aufpreis enthalten. Für den Zugriff auf Mails und Dateien über Microsoft Graph braucht es das kostenpflichtige Add-on.
Was ist sicherer für Firmendaten?
Mit Arbeitskonto angemeldet, gelten bei Copilot die Enterprise Data Protection und die EU-Datengrenze. ChatGPT Business bietet ebenfalls Training standardmäßig aus und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ein privates ChatGPT-Konto ist für Firmendaten die schlechteste Wahl.
Kann ich beides parallel nutzen?
Ja, viele tun das. Sinnvoll ist eine klare Regel, welche Daten in welches Werkzeug dürfen, damit nicht doch Kundendaten im privaten Konto landen.
